Quanto tempo guardar documentos da empresa: prazos por tipo

Na maioria dos casos, a empresa deve guardar documentos fiscais, contábeis e trabalhistas por pelo menos cinco anos, contados a partir de 1º de janeiro do ano seguinte ao fato. Essa é a regra geral de decadência e prescrição de tributos e de cobranças trabalhistas. Alguns papéis, porém, devem ficar guardados por mais tempo ou para sempre, como contrato social, alterações e atas, e qualquer documento ligado a um processo ou fiscalização em andamento.

Guardar papel demais custa espaço e organização. Guardar de menos pode significar perder uma defesa em uma autuação ou em uma ação trabalhista. Abaixo está como funciona a contagem, uma tabela de prazos por tipo de documento e um passo a passo para organizar o arquivo da sua empresa.

Por que existe um prazo para guardar documentos?

O prazo existe porque o governo, os empregados e outras pessoas só podem cobrar algo da empresa durante certo tempo. Enquanto esse tempo não acaba, a empresa precisa ter como provar que pagou, declarou ou cumpriu a obrigação.

O Código Tributário Nacional estabelece que livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos devem ser conservados até a prescrição dos créditos tributários a que se referem (art. 195, parágrafo único). O Código Civil segue a mesma lógica: o empresário e a sociedade empresária devem conservar escrituração, correspondência e demais papéis da atividade enquanto não ocorrer prescrição ou decadência sobre os atos neles registrados (art. 1.194).

Em resumo, a lei não traz uma lista fechada de documentos com datas. Ela diz: guarde enquanto alguém puder cobrar ou questionar. Por isso é preciso entender como os prazos são contados.

Como contar o prazo de cinco anos dos tributos?

Na área tributária, dois prazos andam juntos:

• Decadência (art. 173 do CTN): o Fisco tem cinco anos para lançar o tributo, contados, em regra, do primeiro dia do ano seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido feito.
• Prescrição (art. 174 do CTN): depois que o crédito é constituído, o Fisco tem mais cinco anos para cobrá-lo na Justiça.

Na prática, isso significa que o prazo de cinco anos raramente termina exatamente cinco anos depois da data do documento.

Exemplo prático

Uma nota fiscal de entrada emitida em março de 2021, usada na apuração de impostos daquele ano, começa a contar o prazo de decadência em 1º de janeiro de 2022. Esse prazo termina em 31 de dezembro de 2026. Se não houver nenhuma fiscalização, autuação, parcelamento ou discussão judicial envolvendo aquele período, a nota pode ser descartada a partir de 2027.

Se a Receita lançar um auto de infração em 2025 sobre esse período, a história muda: a empresa precisa manter a documentação até o fim da discussão administrativa e, depois, até o fim do prazo de cobrança e de qualquer processo judicial.

Tabela: quanto tempo guardar cada documento

A tabela abaixo resume os prazos mais usados como referência. Ela vale para situações normais, sem processo ou fiscalização em curso.

Documentos de saúde e segurança do trabalho, como os ligados ao programa de controle médico (PCMSO) e aos laudos de condições ambientais, têm regras próprias nas normas regulamentadoras e costumam exigir prazos bem mais longos. Vale confirmar caso a caso com quem cuida dessa área.

E os documentos trabalhistas?

A Constituição dá ao trabalhador o direito de cobrar créditos dos últimos cinco anos, desde que a ação seja proposta em até dois anos após o fim do contrato. Para a empresa, isso quer dizer que a folha e os comprovantes de um empregado com dez anos de casa precisam estar acessíveis pelo menos até dois anos depois da saída dele, cobrindo os cinco anos anteriores à ação.

No caso do FGTS, o Supremo Tribunal Federal decidiu em 2014, no julgamento do ARE 709.212, que o prazo para cobrar depósitos não feitos é de cinco anos, e não mais de trinta. A regra de transição dessa decisão já se esgotou, então hoje vale o prazo de cinco anos.

Posso guardar só a versão digital?

Pode, desde que siga as regras. O Ato Declaratório Interpretativo RFB nº 4, de 2019, confirmou que livros e comprovantes podem ser mantidos em meio eletrônico, óptico ou equivalente, com o mesmo valor de prova do original perante a fiscalização. Para isso, o documento digitalizado precisa atender aos requisitos de integridade e autenticidade da Lei nº 12.682/2012 e da MP nº 2.200-2/2001, que criou a ICP-Brasil. Na prática, isso envolve digitalização com assinatura por certificado digital ICP-Brasil e um sistema que preserve os arquivos sem alterações.

Segundo o mesmo ato, o papel original pode ser destruído depois da digitalização, exceto quando tiver valor histórico, e os arquivos digitais podem ser eliminados ao fim do prazo de prescrição.

Documentos que já nascem digitais, como o XML da NF-e, devem ser guardados no próprio formato XML. O DANFE impresso ou em PDF não substitui o arquivo eletrônico, que é o documento fiscal válido.

Passo a passo para organizar o arquivo da empresa

1. Faça um inventário. Liste os tipos de documento que a empresa produz e recebe: fiscais, contábeis, trabalhistas, societários, contratos e correspondências de órgãos públicos.
2. Defina a regra de cada tipo. Use a tabela acima como ponto de partida e confirme com o contador as particularidades do seu ramo e do seu regime tributário.
3. Organize por ano de competência. Separar pastas físicas e digitais por ano facilita a conta: no início de cada ano, você sabe qual exercício saiu do prazo.
4. Marque as exceções. Períodos com fiscalização, auto de infração, parcelamento, ação judicial ou pedido de restituição devem ser sinalizados e ficar fora de qualquer descarte.
5. Digitalize com critério. Se for eliminar o papel, use digitalização com certificado digital e um repositório seguro, com cópia de segurança.
6. Descarte com segurança. Documentos com dados pessoais de empregados e clientes devem ser destruídos de forma que não possam ser reconstituídos. A Lei Geral de Proteção de Dados permite manter dados para cumprir obrigação legal, mas não autoriza guardá-los sem motivo depois do prazo.
7. Revise uma vez por ano. Reserve um momento fixo, por exemplo em janeiro, para conferir o que pode ser eliminado e registrar o que foi descartado.

Erros comuns na guarda de documentos

• Contar cinco anos a partir da data da nota. O prazo de decadência começa, em regra, em 1º de janeiro do ano seguinte, o que pode acrescentar quase um ano à guarda.
• Descartar documentos de período em discussão. Enquanto houver processo, parcelamento ou fiscalização, o prazo não acabou.
• Guardar só o PDF da nota. O documento fiscal é o XML. Sem ele, a empresa pode ter dificuldade para comprovar créditos e operações.
• Jogar fora o contrato social antigo. As versões anteriores e as alterações contam a história da empresa e podem ser exigidas em disputas entre sócios, em due diligence ou em processos.
• Deixar tudo só com o contador. O escritório contábil pode mudar. A empresa precisa ter sua própria cópia organizada dos documentos e dos arquivos do Sped.
• Ignorar a correspondência de órgãos públicos. Notificações e intimações recebidas por carta ou por caixa postal eletrônica também precisam ser arquivadas, com data de recebimento, porque marcam prazos de defesa.

Quando vale ter ajuda especializada?

Uma empresa pequena, com poucas notas e um ou dois empregados, consegue manter o arquivo em ordem com uma rotina simples e o apoio do contador. A situação fica mais delicada quando o volume de documentos cresce, quando a empresa tem várias filiais, recebe muitas correspondências de órgãos públicos ou passa por fiscalização. Nesses casos, terceirizar parte da rotina administrativa, como o recebimento e a digitalização de correspondências e o controle de prazos, ajuda a evitar que um documento importante se perca ou que uma notificação passe despercebida.

O ponto central é simples: na dúvida, guarde. O custo de manter um arquivo bem organizado é quase sempre menor do que o de perder a prova de que a empresa estava em dia.