Certidão negativa de débitos federais: como emitir a CND da empresa

A certidão negativa de débitos federais (CND) da empresa é emitida de graça e na hora no portal Certidões Federais da Receita Federal, bastando informar o CNPJ, desde que não haja pendências com a Receita nem com a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN). Ela vale por 180 dias e, quando emitida para a matriz, cobre também as filiais. Se aparecer algum impedimento, é preciso regularizar a pendência e pedir a liberação, o que pode levar de 2 a 10 dias.

O que é a CND federal da empresa?

O nome oficial é Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União. Ela é conjunta: mostra, em um só documento, a situação da empresa perante a Receita Federal (tributos administrados por ela, inclusive contribuições previdenciárias) e perante a PGFN (débitos já inscritos em dívida ativa). As regras estão na Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014.

Esse documento é pedido em licitações, contratos com grandes empresas, pedidos de crédito e financiamento, adesão a programas públicos, venda de imóveis da empresa e várias operações societárias. Muitas vezes, a falta da certidão trava um negócio que já estava fechado.

Quais são os tipos de certidão?

O resultado da consulta pode trazer três situações diferentes:

Na prática, a certidão positiva nem chega a ser emitida pela internet: o sistema informa que não é possível liberar o documento e indica que a situação precisa ser verificada.

Como emitir a CND federal passo a passo

1. Acesse o portal Certidões Federais (CND) da Receita Federal, pelo serviço “Emitir certidão de regularidade fiscal” no gov.br.
2. Escolha a opção de pessoa jurídica e informe o CNPJ. Use o CNPJ da matriz, porque a certidão emitida para ela vale para todos os estabelecimentos.
3. Confirme a emissão. Se a situação estiver regular, o PDF é gerado na hora, sem custo e sem login.
4. Guarde o arquivo e anote a data de validade que aparece no documento.
5. Se precisar de outra via, use a opção de segunda via no mesmo portal, enquanto a certidão estiver válida.

Quem recebe a certidão pode conferir se ela é autêntica no serviço “Consultar certidões de regularidade fiscal emitidas”, também no gov.br, usando o código de controle impresso no documento.

Qual é o prazo de validade da CND?

A certidão vale por 180 dias a partir da emissão. Mesmo assim, vale a pena emitir uma nova antes de entregar em processos importantes: alguns contratantes exigem certidão recente, e a situação fiscal pode mudar dentro desse período se surgir um débito novo.

Fique atento também a outras certidões que costumam ser pedidas junto com a federal e que não estão incluídas nela:

• Certificado de Regularidade do FGTS (CRF): emitido pela Caixa, com validade bem mais curta que a CND.
• Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT): emitida pela Justiça do Trabalho.
• Certidões estaduais e municipais: cada estado e município tem regras e prazos próprios, como a certidão de ICMS no estado e a de ISS na prefeitura.

Por que a certidão não foi emitida?

Quando o portal não libera a CND, quase sempre existe alguma pendência no cadastro da empresa. Segundo a Receita, os motivos mais comuns são:

• falta de entrega de declarações ou escriturações (DCTF, EFD, ECF e outras);
• tributos não pagos ou pagos a menor;
• multas em atraso;
• parcelamento com parcelas atrasadas;
• inconsistências entre obrigações acessórias, como valores declarados que não batem com os pagos;
• informações cadastrais desatualizadas;
• débitos inscritos em dívida ativa na PGFN.

Como resolver as pendências e liberar a CND?

O caminho oficial tem três etapas:

1. Descubra a pendência. Entre no serviço “Minhas Dívidas e Pendências” (ou no relatório de situação fiscal do e-CAC) com a conta gov.br da empresa ou do representante. Para débitos em dívida ativa, consulte também o portal Regularize, da PGFN.
2. Regularize. Entregue a declaração em falta, pague a guia em aberto, retifique a informação errada ou negocie um parcelamento. Débitos com parcelamento em dia passam a permitir a certidão positiva com efeitos de negativa.
3. Peça a liberação, se necessário. Em geral, depois da regularização a certidão é liberada automaticamente em 2 a 5 dias corridos. Se isso não acontecer, ou se for preciso comprovar algo (como uma decisão judicial ou um pagamento já feito), abra um processo digital no serviço “Comprovar regularidade fiscal para liberar emissão de certidão”. A análise leva até 10 dias corridos.

Para abrir o processo, é necessária conta gov.br nível prata ou ouro. Anexe cada comprovante em arquivo separado, por tipo de documento; arquivos sem relação com o pedido são recusados. Se a empresa aderiu a um parcelamento ainda não consolidado, inclua o demonstrativo do valor parcelado.

Exemplos práticos

Licitação com prazo curto

Uma empresa de manutenção vai participar de um pregão em oito dias e descobre que a CND não sai por causa de uma DCTFWeb não transmitida de meses atrás. O contador transmite a declaração e paga o valor devido no mesmo dia. Como a liberação automática pode levar até cinco dias, a empresa ainda consegue a certidão a tempo. Se tivesse deixado para a véspera, perderia o pregão.

Débito parcelado

Uma distribuidora tem débitos de IRPJ e negocia um parcelamento. Enquanto as parcelas estiverem em dia, ela obtém a certidão positiva com efeitos de negativa, que é aceita como prova de regularidade. Se atrasar parcelas, o parcelamento pode ser rescindido e a certidão deixa de sair.

Filial com problema

Um comércio com três lojas tenta emitir a certidão pelo CNPJ da matriz e não consegue. A pendência está em uma filial que deixou de entregar uma declaração. Como a certidão considera a empresa inteira, todas as unidades precisam estar regulares.

Erros comuns ao lidar com a CND

• Esperar o pedido do cliente ou do banco para consultar. Pendências antigas podem levar dias para serem resolvidas. Consulte a situação fiscal todo mês.
• Achar que pagar a guia resolve na hora. O sistema leva alguns dias para reconhecer o pagamento e liberar a certidão.
• Confundir a CND federal com as outras certidões. Estar em dia com a Receita não garante regularidade no FGTS, na Justiça do Trabalho, no estado ou no município.
• Deixar parcelas atrasarem. Um atraso pode derrubar a certidão positiva com efeitos de negativa justamente quando ela é necessária.
• Manter o cadastro desatualizado. Endereço, sócios ou atividade divergentes entre Receita e Junta Comercial também geram pendência.
• Usar certidão vencida. Confira a data antes de anexar em licitações e contratos.

Vale a pena ter ajuda para manter a regularidade fiscal?

Emitir a certidão é simples quando está tudo em ordem. O trabalho está em manter a empresa regular o ano inteiro: acompanhar prazos de declarações, conferir pagamentos, monitorar o relatório de situação fiscal e reagir rápido quando surge uma pendência. Para empresas com várias filiais, que participam de licitações ou que dependem de crédito, uma rotina de acompanhamento mensal, feita pela equipe interna, pelo contador ou por um serviço de apoio administrativo, costuma evitar que uma certidão travada atrase contratos e pagamentos.