Terceirizar o administrativo vale a pena quando a empresa gasta mais tempo e dinheiro mantendo rotinas internas do que pagaria por um serviço especializado. Para pequenos negócios, o ganho costuma estar em trocar custos fixos de folha por um contrato mensal previsível, sem abrir mão do controle das decisões.
Neste guia, você vê quais rotinas faz sentido repassar, como comparar custos com dados oficiais, o que diz a lei e quais erros evitar. As informações foram conferidas em 19/10/2026.
O que entra no administrativo que pode ser terceirizado?
O chamado back office reúne as tarefas que mantêm a empresa funcionando, mas não geram venda diretamente. São rotinas repetitivas, com prazo e com risco de multa quando falham.
- Contas a pagar, contas a receber e conciliação bancária
- Organização e arquivo de documentos e contratos
- Emissão e controle de certidões negativas
- Acompanhamento de rotinas e prazos fiscais com o contador
- Recebimento e triagem de correspondência
- Atualizações cadastrais em órgãos públicos
Decisões estratégicas, como preço, contratação e investimento, continuam com o dono. O prestador executa; a empresa decide.
Quando terceirizar o administrativo vale a pena para pequenas empresas?
A conta fecha melhor em alguns cenários bem definidos. Veja os sinais mais comuns:
- O sócio gasta horas por semana com papelada
- A empresa não tem volume para um funcionário integral
- Multas e certidões vencidas já aconteceram
- Há rotatividade alta na função administrativa
- A empresa opera em home office ou sem sede física
Por outro lado, pode não compensar quando o volume é muito alto e estável. Nesses casos, uma equipe própria bem treinada pode sair mais barata e dar mais agilidade.
Exemplo 1: prestadora de serviços com dois sócios
Imagine uma consultoria com dois sócios e nenhum funcionário. Eles emitem notas, pagam boletos e correm atrás de certidões para participar de concorrências. Repassar essas tarefas libera horas que podem virar atendimento a clientes.
Exemplo 2: comércio com um auxiliar administrativo
Agora pense numa loja com um auxiliar que cuida do financeiro e dos documentos. Se ele sai, o conhecimento sai junto. Um prestador com processos documentados reduz essa dependência de uma única pessoa.
Quanto custa manter o administrativo interno?
O salário é só parte do custo de um empregado registrado. A lei obriga a empresa a pagar encargos e direitos que pesam todo mês, mesmo quando a demanda cai.
A tabela abaixo mostra as obrigações principais com base legal. Os percentuais são cálculo da Via Business com dados da Constituição Federal, da Lei 8.212/1991 e do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), consultados em 19/10/2026.
| Item | Base oficial | Peso sobre o salário |
|---|---|---|
| FGTS mensal | MTE: 8% da remuneração | 8% |
| 13º salário | Constituição, art. 7º, VIII | cerca de 8,33% (1/12 ao mês) |
| Adicional de férias | Constituição, art. 7º, XVII: um terço | cerca de 2,78% ao mês |
| Contribuição patronal ao INSS | Lei 8.212/1991, art. 22, I: 20% | 20% (fora do Simples ou no Anexo IV) |
Em um salário hipotético de R$ 3.000, só esses itens somam cerca de R$ 573 por mês numa empresa do Simples Nacional fora do Anexo IV. Fora do Simples, a soma passa de R$ 1.170 por mês. Também é cálculo da Via Business com as mesmas fontes.
Esse número é um piso. Ele não inclui benefícios, vale-transporte, outras contribuições, FGTS sobre 13º e férias, custos de rescisão, equipamentos e espaço físico.
Como fica o Simples Nacional nessa conta?
Segundo a Receita Federal, na maior parte dos anexos a Contribuição Previdenciária Patronal (CPP) já vem dentro do DAS. No Anexo IV, ela é recolhida à parte. Por isso, confirme seu enquadramento com o contador antes de comparar custos.
Como comparar interno e terceirizado?
Preços de prestadores variam muito conforme escopo e volume. Por isso, a comparação mais honesta é qualitativa, item a item, antes de pedir orçamentos.
| Critério | Equipe interna | Administrativo terceirizado |
|---|---|---|
| Tipo de custo | Fixo, com encargos legais | Contrato mensal, ajustável ao escopo |
| Férias e afastamentos | Rotina para ou exige substituto | Continuidade fica com o prestador |
| Conhecimento técnico | Depende de treinamento interno | Equipe já especializada |
| Controle do dia a dia | Direto e imediato | Por contrato, relatórios e prazos |
| Dependência | De uma ou poucas pessoas | De um fornecedor |
| Escala | Exige nova contratação | Amplia o escopo no contrato |
Some o custo total da equipe interna e compare com propostas de mesmo escopo. Só assim a resposta sai com números da sua realidade.
O que diz a lei sobre terceirização de serviços?
A terceirização está regulada pela Lei 6.019/1974, alterada pela Lei 13.429, de 31 de março de 2017, e pela Lei 13.467/2017, a reforma trabalhista. O texto compilado está no portal do Planalto.
Fale com um especialista da Via Business sem compromisso.
- A empresa pode repassar qualquer atividade, inclusive a principal (art. 4º-A)
- O prestador precisa ter CNPJ e registro na Junta Comercial (art. 4º-B)
- O capital social mínimo varia conforme o número de empregados
- O contrato deve trazer partes, serviço, prazo e valor (art. 5º-B)
- A contratante responde de forma subsidiária por dívidas trabalhistas (art. 5º-A, § 5º)
Pelo art. 4º-B, o capital mínimo vai de R$ 10.000 para até 10 empregados a R$ 250.000 para mais de 100. Vale pedir ao fornecedor o comprovante.
Posso contratar um ex-funcionário como prestador?
Há limites. A lei proíbe contratar empresa cujos sócios tenham trabalhado para a contratante nos últimos 18 meses, salvo aposentados (art. 5º-C). O empregado demitido também só pode voltar como terceirizado após 18 meses (art. 5º-D).
E os dados pessoais que o prestador vai acessar?
Pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD, Lei 13.709/2018), sua empresa tende a ser a controladora e o prestador, o operador. O art. 39 diz que o operador trata os dados conforme as instruções do controlador. Coloque essas instruções por escrito no contrato.
Quais são os riscos de terceirizar o administrativo?
Terceirizar bem reduz trabalho, mas não elimina responsabilidade. Os principais riscos são estes:
- Responsabilidade subsidiária por dívidas trabalhistas do prestador
- Vazamento de dados de clientes e funcionários
- Perda de prazos por falha de comunicação
- Dependência excessiva de um único fornecedor
- Escopo vago que gera cobranças extras
A maioria desses riscos se controla com contrato claro, relatórios periódicos e acesso da empresa a todos os seus documentos.
Como escolher um fornecedor de apoio administrativo?
Siga este passo a passo antes de assinar:
- Liste as rotinas e o volume mensal de cada uma
- Defina o que fica com a empresa e o que sai
- Peça propostas com o mesmo escopo a dois ou três fornecedores
- Confira CNPJ, registro na Junta e tempo de mercado
- Peça certidões negativas trabalhistas e fiscais do prestador
- Exija cláusulas de sigilo e de proteção de dados
- Combine prazos, relatórios e canal de atendimento
- Preveja como devolver documentos se o contrato acabar
Comece por uma ou duas rotinas, como certidões e correspondência. Depois de três meses, avalie os resultados e amplie se fizer sentido.
Quais erros são mais comuns ao terceirizar?
- Escolher só pelo menor preço
- Assinar contrato sem escopo detalhado
- Repassar senhas sem controle de acesso
- Deixar de acompanhar relatórios mensais
- Não checar a regularidade do prestador
- Comparar salário bruto com mensalidade, ignorando encargos
O último erro é o mais frequente. Quem compara só o salário subestima o custo interno e chega a uma conclusão errada.
Como saber se é a hora certa?
Faça um teste simples. Anote durante um mês quantas horas você e sua equipe dedicam ao administrativo. Depois, multiplique pelo valor da hora de cada um e some os encargos da tabela.
Se o total for maior que uma proposta de mesmo escopo, a terceirização tende a compensar. Se for menor, talvez valha organizar melhor os processos internos antes.
Agora é com você: liste as rotinas administrativas que mais tomam seu tempo, calcule o custo real da equipe interna com os percentuais acima e peça propostas com escopo igual. Com esses números em mãos, a decisão de terceirizar fica objetiva e segura.
Precisa de ajuda com isso? A Via Business tem mais de 15 anos de experiência nesse processo.
Perguntas frequentes
Terceirizar o administrativo é legal?
Sim. A Lei 6.019/1974, com redação das Leis 13.429/2017 e 13.467/2017, permite transferir a execução de qualquer atividade da empresa, inclusive a principal, a uma prestadora com capacidade econômica compatível.
Quais encargos pesam sobre um funcionário administrativo?
Entre outros, FGTS de 8% da remuneração, 13º salário e adicional de um terço sobre as férias. Fora do Simples Nacional, ou no Anexo IV, há ainda a contribuição patronal de 20% ao INSS.
A empresa contratante responde por dívidas trabalhistas do prestador?
Sim, de forma subsidiária, conforme o art. 5º-A, § 5º, da Lei 6.019/1974. Por isso vale exigir certidões trabalhistas e fiscais do fornecedor.
Posso contratar como terceirizado a empresa de um ex-funcionário?
Só se os sócios tiverem deixado de prestar serviço à contratante há mais de 18 meses, salvo aposentados, conforme o art. 5º-C da Lei 6.019/1974.
Fontes
Texto escrito pela equipe da Via Business a partir das informações publicadas por:
- Planalto – Lei 6.019/1974 (texto compilado com Leis 13.429/2017 e 13.467/2017)
- Câmara dos Deputados – Lei 13.429, de 31 de março de 2017
- Planalto – Lei 8.212/1991 (Seguridade Social, art. 22)
- Planalto – Constituição Federal, art. 7º
- Ministério do Trabalho e Emprego – O que é FGTS
- Receita Federal – Contribuição Previdenciária: Anexo IV do Simples Nacional
- Planalto – Lei 13.709/2018 (LGPD)
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